2022 raamatupidamise vead, mida su ettevõte saaks vältida

Finsa jaoks on lõppev aasta olnud põnev kasvuaeg, mis on toonud palju uusi kliente ja edulugusid. Minu jaoks jääb 2022. aastat aga eelkõige ilmestama tõdemus, kui palju on Eestis halba raamatupidamist ja finantskirjaoskuse puudumist laiemalt.

Mitmed värske kliendi lood sellest aastast tunduvad igale spetsialistile uskumatud, kuid ometi on pärit reaalsest elust. Jagan mõnda neist.

1. Kolm korda jõudis selle aasta jooksul meie juurde ettevõte olukorras, kus tema vana raamatupidamine oli offline ehk siis tehtud kuskil raamatupidaja lokaalses arvutis, millel kliendil juurdepääsu polnud. Ja raamatupidaja ühel päeval lihtsalt enam ei võtnud toru….

Põhjused, miks ei võtnud toru, olid kõigil kolmel juhul erinevad (pikaajaline terviserike, läks liiga keeruliseks, töötaja päevapealt lahkumine), aga kliendi jaoks on tegemist totaalse kaosega. Kaos vahetult enne maksudeklaratsioonide esitamist, palgapäeva, aastaaruannet.

Õnneks on Finsa tänaseks saavutanud uskumatu operatiivsuse appi minna, sest kaose likvideerimine võib tähendada päris pika perioodi raamatupidamise taasloomist või olulist ümbertegemist, ajakriitilises võtmes. See nõuab meeskonnatööd ja ma olen uhke, et Finsa on tõesti A-team tiitli vääriline.

2. Kaks korda selle aasta jooksul kohtasime olukorda, kus ettevõte oli kordades ületanud piirmäära, mis sunnib käibemaksukohustuslaseks registreerima, kuid seda polnud tehtud. Sellise vea kordategemine läheb VÄGA kalliks maksma.

3. Ühel juhul kohtasime olukorda, kus suhteliselt suure investeerimisportfelliga (sh kaubeldavad väärtpaberid) ettevõte, on aastaid oma aastaruandes kirjutanud, et „finantsinvesteeringuid aktsiatesse ja võlakirjadesse kajastatakse õiglases väärtuses”. Aga ei, bilansis olid need soetusväärtuses. Näiteks viis aastat tagasi soetatud LHV aktsiad, mille väärtus on mitmekordistunud. Selliselt oleks ettevõtte auditi ülevaatuse kohustus märksa varem kätte jõudnud….

4. Optsioonikulude ja omaosaluste kajastamisel valitseb täielik ignorantsus. Tehingud osalustega – ettevõtte poolt omaosade omandamine, nende hilisem võõrandamine, optsioonide allokeerimine võtmeisikutele – on kajastamise mõttes üsna tehnilised ja mitte kõige lihtsamad tehingud. Pahatihti aga kohtame me ettevõtteid, kus ei ettevõtte juhil ega ka raamatupidajal ei ole üldse mõttessegi tulnud neid tehinguid kajastada - sest teadmisi ja kogemusi napib. 

5. Üle ja ümber ei saa ma ikka pöördmaksustamisest. Sõltumata sellest, kas su ettevõte täna on või ei ole käibemaksu piirmäärani jõudnud, digiteenuste käibemaksu tuleb deklareerida (ja regada piiratud käibemaksukohuslaseks). Jällegi - tihti start-up’ide teema, aga selle kohustuse ignoreerimine võib väga kalliks maksma minna. Teadmatus ei vabasta seaduse täitmise kohustusest. 

6. 2022. aasta kõige värvikam lugu juhtus aga ühe väikeettevõtjaga, kellele sõber lubas appi tulla ja 20% osaluse vastu tema ettevõttesse väikese rahasüsti teha. Selleks aga müüs asutaja talle 20% oma osadest ja raha kandis ettevõtte kontole…. Tulemiks - ettevõtte omakapitali parandamise asemel - on tulumaksukohustus asutajale ning sissemakse ei klassifitseeru kuidagi ettevõtte bilansi parandamiseks. 

Miks need probleemid juhtuvad?

Üks ja üldisem põhjus on soov kulusid kokku hoida. Mis jaguneb kaheks:

1. Üritatakse raamatupidamisega ise hakkama saada. 

1. Vigu tehakse teadmatusest, teatud aspektide peale lihtsalt ei osata mõelda või alguses lihtsana tunduv ülesanne ei ole ettevõtte kasvades enam jõukohane. 
2. Raamatupidamist lihtsalt ei jõuta või suvatseta teha, kuni tekivad probleemid.

2. Raamatupidamiseks kasutatakse “ühte tuttavat, kes lubas ära teha”. 

1. On uskumatu, kui palju väikseid raamatupidamisfirmasid ja vabakutselisi ei tunne või lihtsalt ei vaevu järgima head raamatupidamistava.
2. Tihtilugu vajab ettevõtte raamatupidamine spetsiifilisi teadmisi, mida 1- või 2-liikmelises tiimis lihtsalt ei ole.
3. Kui raamatupidamist tehakse ühe inimese poolt ja lokaalselt, on tugev inimrisk, et ühel päeval pole need andmed enam kättesaadavad.

Kuidas neid vigu raamatupidamises vältida?

1. Uuri oma raamatupidajalt, mis saab sinu andmetest, kui temaga peaks midagi juhtuma. 
2. Vali raamatupidaja või büroo, kus raamatupidamine on sulle jooksvalt üle veebi kättesaadav.
3. Kui ettevõtte tegevus kasvab ja lisandub uusi tegevussuundi, oled raha kaasamas, kaalumas ettevõtte ostu- või müüki - hinda, kas sinu raamatupidaja oskused ja teadmised vastavad uutele nõudmistele.    
4. Hinda, kas info, mida sa oma raamatupidamiselt saad, aitab sul oma ettevõtet edasi viia ja teha adekvaatseid juhtimisotsuseid.
5. Vähegi suurema äri puhul vali usaldusväärne ja asjatundlik raamatupidamisbüroo, kus oleks olemas kõik vajalikud kogemused vastavalt sinu ettevõtte eripärale. 
6. Hinda, kas kokkuhoid soodsamalt teenuselt on seda väärt, kui üks lihtne raamatupidamisviga võib tulevikus maksma minna ettevõtte maine ja usaldusväärsuse olulist langust, keerukust rahastamise korraldamisel või märkimisväärseid maksuviiviseid.

Kui tahad oma ettevõtte raamatupidamist tasuta analüüsida, võta meie julgelt ühendust.

Head uut ja targemat majandusaastat!

Piret Kübbar

Finsa asutaja ja juht